Електронний документообіг як cклaдoвa cиcтeми упpaвлiння cучacним органом місцевого самоврядування (на прикладі Луцької міської ради)

Abstract

У кваліфікаційній роботі досліджено впровадження та функціонування електронного документообігу як складової системи управління сучасним органом місцевого самоврядування на прикладі Луцької міської ради. Основною метою роботи є аналіз процесів електронного документообігу та визначення його впливу на ефективність управлінської діяльності. Визначено, що перехід до цифрових систем є фундаментом сучасної адміністративної ефективності. Електронний документообіг сприяє результативності управління інформацією органів місцевого самоврядування, оптимізує процеси та взаємодію із громадянами. Впровадження систем електронного документообігу – це не просто технологічна модернізація, а трансформаційний зсув, що відповідає ширшим тенденціям діджиталізації управління в усьому світі. Дослідження показало, що нормативно-правова база в Україні, яка регулює організацію процесів електронного документообігу, достатньо розвинена, але потребує вдосконалення з урахуванням сучасних технологічних вимог. Це особливо актуально для Луцької міської ради, яка як й інші органи місцевого самоврядування, стикається з викликами, пов’язаними із впровадженням нових систем. АСКОД, система електронного документообігу, охарактеризована як ефективний інструмент автоматизації діловодних процесів. Впровадження цієї системи у Луцькій міській раді сприяло зменшенню часу на обробку документів, підвищенню прозорості та покращенню контролю за виконанням документів. Аналіз показав, що електронний документообіг значно підвищив оперативність та ефективність управлінських процесів завдяки автоматизації створення, погодження, затвердження, розповсюдження та архівування документів. Особливу увагу приділено організації контролю та захисту за виконанням документів. Виявлено, що електронний документообіг сприяє підвищенню рівня безпеки та конфіденційності документів завдяки використанню цифрових підписів, шифрування та контролю доступу. Проаналізовано практичні підходи до систематизації документів та їх зберігання. Виявлено необхідність стандартизації критеріїв для класифікації та індексації документів, що сприяє швидкому пошуку та високому рівню захисту інформації. На основі отриманих результатів було запропоновано рекомендації для вдосконалення системи електронного документообігу у Луцькій міській раді. Серед них – інтеграція новітніх технологій, таких як штучний інтелект та хмарні сервіси, підвищення обізнаності та кваліфікації персоналу, вдосконалення системи контролю та захисту документів. У кваліфікаційній роботі зроблено висновок про те, що упровадження електронного документообігу у Луцькій міській раді призвело до значного покращення внутрішніх управлінських процесів, підвищення прозорості та ефективності діяльності органу місцевого самоврядування. Проведене дослідження є складовою вивчення розвитку електронного урядування в Україні та може бути використане для подальших наукових розвідок і практичного застосування і інших органах місцевого самоврядування.